注意:文档应存成以学号为名的.doc文件,例如一个学生的学号为0137023,则文件名应该为0137023.doc。每个学生交上来的磁盘中只能有一个名为学号.doc的文件，对于的学生，应两篇论文，其中一篇名为学号.doc,另一篇名为学号sh.doc,如 0137023sh.doc(专业)。
原则上，每个学生应将自己的论文单独存盘(存为一个文件名)，并在软盘封面写明自己的学号、姓名、所属院系，然后。不提倡为了将多个学生的论文挤在一张软盘上而将各个文件压缩的做法。如果软盘的空间足够大，也可以集中多个学生的论文文件，但决不能是压缩文件。如果某个学生的论文过大，不得不进行压缩，那么必须将自己所用的压缩、解压软件及解压方法详细记录在一个名为decompress的.doc或.txt文件中，如果所用的解压软件不常见，应该在软盘中附带自己的解压软件。